ISO9001:2015 bestaat 1 jaar

ESQ Solutions mocht het voorbije jaar een aantal organisaties begeleiden naar een succesvolle certificatie volgens ISO9001:2015, dé norm die sedert vorig jaar in voege is voor het implementeren van een (kwaliteits)managementsysteem.  Voor bedrijven die bezig zijn aan de transitie of een initiële certificatie overwegen, geven we graag onze eerste praktische ervaringen mee.

 

1. High Level Structuur

De High Level Structuur van de norm is een goede basis voor het uitbouwen van een managementsysteem. Nog meer dan vroeger zit de PDCA (of Deming cirkel) in de volgorde van de 10 hoofdstukken van de norm. Meer en meer wordt de ISO norm zo een handleiding om een organisatie op poten te zetten, uit te bouwen of te laten groeien.

 

ESQ Solutions interne audits kwaliteit.jpg

2. Contextanalyse

Het nieuwe hoofdstuk 4 van de norm, omvat eisen inzake contextanalyse en stakeholderanalyse. Bij de opzet van een managementsysteem vormen deze 2 tools een belangrijke input voor de verdere uitbouw. Voor de contextanalyse kan een organisatie hierbij gebruik maken van een SWOT analyse of een PESTEL of strategiekaart (tip: ga even langs bij de directie of het management team, die hebben normaal al zo een analyse gemaakt).

De stakeholderanalyse houdt in dat je de stakeholders oplijst en nagaat welke een belangrijke impact hebben op de organisatie en met welke je als organisatie wilt rekening houden (tip: binnen MVO of duurzaamheidsrapportering is stakeholdermapping al ingeburgerd, misschien vind je daar wel inspiratie). 

ESQ Solutions SWOT analyse.jpg

3. Risico's en opportuniteiten

De eisen inzake risico's en opportuniteiten kenden we al vanuit ISO14001, OHSAS18001 en VCA maar komen nu ook naar voren in deze norm voor kwaliteit.

Een korte handleiding hiervoor: definieer duidelijk de processen (met proces eigenaar, input, output,...), leg een methodiek voor de risicoanalyse vast (dat mag gerust dezelfde zijn als in de milieu- of veiligheidswereld), ga dan voor elk proces na welke de risico's en opportuniteiten zijn en zorg dat doorheen het managementsysteem rekening wordt gehouden met de voornaamste risico's en opportuniteiten.

ESQ Solutions risicoanalyse.jpg

4. Leadership

Gedaan met het begrip "directievertegenwoordiger", waarbij de kwaliteitsverantwoordelijke vaak de Chinese vrijwilliger was. De ISO9001:2015 vraagt leadership in alle niveaus van de organisatie en dat begint bovenaan met het top management.

De directie, management teams,... worden tijdens de externe audits aangesproken op hun processen, hun betrokkenheid bij deze processen, het risk-based denken,... Betrek dus gans de organisatie in de uitbouw van of transitie naar ISO9001:2015 zodat ze vanaf dag 1 weten wat hun rol hierin is en het engagement aantoonbaar wordt. 

ESQ Solutions leadership.jpg

5. Competenties en kennisbeheer

Uit de begeleidingen en audits die ESQ heeft meegevolgd, blijkt duidelijk dat competentiemanagement en kennisbeheer een sleutelbegrip is geworden in de nieuwe norm. Organisaties worden gevraagd om vast te leggen wat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn (tip: functiebeschrijvingen zijn handig en nodig!), na te gaan welke competenties en kennis er nodig is en hoe deze worden geborgd.

Denk hierbij niet enkel aan eigen medewerkers, maar ook aan uitzendkrachten, contractoren, uitbestede processen,...

opleiding.jpg

6. Documentatie

De norm zelf vraagt geen handboek, geen gedocumenteerde procedures en geen registraties meer. Wilt dit zeggen dat organisaties al deze documenten zomaar in de prullenbak mogen gooien? NIET DOEN. Onze ervaring leert dat niet alles zomaar kan weggelaten worden.

Tip: neem alle documentatie door en vraag aan de proces eigenaars of deze nog actueel zijn, ze nog gebruikt worden en ze toegevoegde waarde hebben (rekening houdend met onder meer de risico's binnen de organisatie). Indien hierop bevestigend geantwoord wordt, behoud deze dan. Wil je als organisatie meer structuur en werkbaarheid in het documentatiesysteem krijgen, kijk dan zeker even naar de methode die onze expert Jo De Landtsheer in een vorig artikel heeft beschreven (ISO in een paar klikken).

 

En last but not least nog een gouden tip: voorzie voldoende tijd om een managementsysteem volgens de nieuwe norm uit te werken of de transitie te doen. De overgangsperiode loopt nog tot september 2018 maar onze ervaring leert dat sommige nieuwe eisen voor een organisatie toch wat tijd vragen en daarom is een goed plan van aanpak met een ruime timing zeker geen overbodige luxe.

 

 

 

Terug naar overzicht