Samen bouwen aan de ISO

Na een intensieve voorbereidingsperiode met ESQ Solutions en een uitgebreide externe auditperiode, kunnen BESIX Infra & Belasco terecht trots zijn op hun geïntegreerd kwaliteits-, veiligheids- en milieumanagementsysteem (KVM-systeem).

BESIX Infra en Belasco waren al gecertifieerd voor ISO 9001:2015. In 2020 beslisten ze om ook voor ISO 45001 en 14001 certificatie te gaan, waarbij het tevens de vraag was om ook het bestaande ISO 9001 systeem wat nieuw leven in te blazen. Het bestaande systeem was eerder opgebouwd volgens de vorige ISO 9001:2008-versie, met een uitgebreid handboek en heel wat geschreven procedures en instructies. Het bedrijf had er nog weinig voeling mee.

De High Level Structuur als basis...

In eerste instantie werd een goede ISO-structuur uitgewerkt. Er werd gekozen om één geïntegreerd managementsysteem voor kwaliteit, veiligheid en milieu op te stellen. Eén documentatiesysteem, waarin de breed uitgeschreven procedures werden vervangen door  meer schematische en visuele documentatie aan de hand van een procesmap en SIPOC’s  (Supplier, Input, Process, Output, Customer).

Deze procesbeschrijvingen werden opgesteld samen met de proceseigenaars. Hierdoor werd tijdens de implementatiefase de betrokkenheid van de hele organisatie gevraagd. Dit eigenaarschap is belangrijk om ook in de toekomst het systeem levendig en dynamisch te houden. Alle documentatie is makkelijk beschikbaar via de intranet site.

Samen met  het Management Team werd de bestaande strategie van BESIX Group meer gepersonaliseerd naar BESIX Infra en Belasco, mede op basis van hun sterktes, zwaktes, opportuniteiten en bedreigingen. Stakeholders werden op strategisch niveau in kaart gebracht en hun noden en verwachtingen verder geanalyseerd. Op deze manier gaf ESQ Solutions mee vorm aan de vereiste van de drie normen om de context van de organisatie te evalueren.

Vervolgens werd er op proces-niveau gekeken naar de risico’s en opportuniteiten. Samen met de meer strategische drijfveren geven deze aanleiding tot de verbeteringen, doelstellingen, KPI’s en actieplannen, telkens vanuit 1 geïntegreerde visie. Niet altijd even makkelijk voor de  proceseigenaars om dit telkens vanuit de drie invalshoeken  (KVM) te bekijken.

Het wettelijke luik onder de loep...

Een tweede grote pijler was het wettelijk compliance gedeelte. De ISO 45001- en 14001 normen vragen namelijk een proces om wettelijke en andere eisen vast te stellen, te implementeren en te onderhouden. Het volstaat dus niet om als preventieadviseur of milieucoördinator ‘op de hoogte’ te blijven via bijvoorbeeld nieuwsbrieven. ESQ Solutions zorgde voor de uitrol van een wettelijk register Welzijn en Milieu, waarin werd aangegeven welke eisen van toepassing zijn voor het bedrijf en in welke mate hieraan wordt voldaan. Hieruit kunnen opnieuw verbeteringen aangestuurd worden dan. Tijdens de externe audit werd veel aandacht besteed aan deze wettelijke compliance, zowel op het werkterrein als in de documentatie.

Met opleiding en kennismanagement naar een dynamisch systeem...

Ten derde werd ingezet op opleiding en competentiebeheer, om op die manier nieuwe en bestaande werknemers te laten meegroeien met het bedrijf. Hier konden we met ons nieuw opgebouwd KVM-systeem feilloos inhaken op de bestaande opleidingsagenda. Het programma is hands-on. Zo zijn er regelmatig overlegmomenten in het hoofdkantoor waar er, gepaard met een hapje en een drankje, aan kennisuitwisseling wordt gedaan. De kalmere perioden, zoals de winterstop, worden actief gebruikt om alle werknemers bij te scholen.