De ESQ interne auditor training...
met een hoog fun gehalte :-)
Indien je als bedrijf gecertificeerd bent voor een systeem zoals ISO 9001, 14001, 45001, 50001, IATF 16949, dan ben je verplicht om op regelmatige tijdstippen interne audits uit te voeren. Voor het realiseren van het intern auditprogramma heb je medewerkers nodig die competent zijn in het uitvoeren en rapporteren van interne audits en het mee helpen aansturen van de verbeteringen. Dit vraagt enerzijds kennis van de processen, maar ook heel wat soft skills zoals het degelijk uitvoeren van een interview, goede communicatie- en luistervaardigheden, kritisch zijn, maar toch ook enthousiasme creëren om precies die verbeteringscyclus op gang te houden. Daarom is het niet alleen belangrijk om het juiste profiel van interne auditoren te selecteren, maar moeten ze ook de juiste competenties verwerven via coaching en opleiding.
Vanuit de eigen ervaring met auditeren geven medewerkers van ESQ Solutions regelmatig een in-house opleiding “interne auditor” bij onze klanten, zo onlangs ook bij bpost en Belgian Shell. Met oog voor de specificiteit van het bedrijf en rekening houdende met de diversiteit van het publiek trachten wij steeds een zo praktisch mogelijke invulling te geven aan deze training. En dat wordt door de deelnemers gewaardeerd.
De grootste uitdaging bij het geven van dergelijke trainingen is ervoor te zorgen dat :
- deze trainingen interactief en leuk zijn
- de nieuwe auditoren de training afronden met een extra bagage kennis en vooral ook het vertrouwen om als interne auditor aan de slag te gaan.
De interne auditor training wordt verdeeld over 3 trainingsdagen.
De eerste dag duiken we in de norm. Hierbij relateren we de verschillende hoofdstukken van de norm zoveel mogelijk aan de huidige processen en activiteiten van het bedrijf. De dag wordt op die manier een gezonde mix van theorie en discussies. We linken ook steeds de normhoofdstukken aan het gedocumenteerde management systeem (DMS) van het bedrijf: zo gebruiken we bv. de context, het beleid, de risico’s en opportuniteiten van het bedrijf zelf. Tijdens de sessie duiken we hier en daar meer in de details van de norm, ook om de trainees toe te laten de normteksten te lezen en te interpreteren.
Tijdens de tweede dag starten we met een korte herhaling en daarna gaan we dieper in op het auditproces waarbij we ons baseren op de ISO 19011:2018, de ISO richtlijn voor het auditeren van management systemen. In deze tweede sessie werken we in kleinere teams en leren we om een audit goed voor te bereiden en te rapporteren. Tegelijkertijd verdiepen we verder de kennis van de norm bij de trainees. We gebruiken hier steeds de documenten van het bedrijf zelf, zoals werkinstructies, proces flows, procedures en functiebeschrijvingen.
Dag drie spitst zich toe op de auditvaardigheden, een klein deel theorie en vooral VEEL doen. We creëren een oefenomgeving, waarin iedereen kan leren uit zijn sterke punten en verbeterpunten en vooral van mekaar. Indien het bedrijf het toelaat gaan we de werkvloer op. We splitsen opnieuw de groep op in kleinere teams.
Elk team krijgt een bepaalde scope voor het uitvoeren van een interne audit. Hierbij zorgen we ervoor dat er zowel een audit op basis van documenten, als op basis van gesprekken en observaties op de werkvloer wordt geoefend. De observaties worden gebruikt om een aantal vragen voor het auditinterview van de proceseigenaar of afdelingsverantwoordelijke voor te bereiden. Deel 2 van de dag wordt een rollenspel waarbij één trainee wordt geïnterviewd door 1 of 2 auditoren. Daarna wordt voldoende tijd besteed om feedback te geven: hoe werd het interview ervaren door de 2 partijen, wat vonden de toeschouwers van de geïnterviewde en de interviewers rekening houdend met de tips & tricks uit de opleiding.
Doorheen de opleiding worden ook verschillende tools aangereikt, zoals hoe feedback geven, hoe omgaan met weerstand, hoe beter motiveren, … Naargelang de vragen en onzekerheden van het team worden deze bovengehaald en uitgelegd.
Op die manier worden de toekomstige interne auditoren doorheen het hele auditproces gecoacht en kunnen ze met meer vertrouwen hun eerste audit aanvatten.
Een paar getuigenissen :
“Opleiding in een rustige en ontspannen sfeer, goed uitgelegd met voorbeelden, ervaring en praktisch“
“Ik heb veel opgestoken”
“Trainer heeft kennis van zaken en kan de materie op een duidelijke manier overbrengen”
“Duidelijk, attractief en verzorgd. Zware theorie maar toch op een klaar en duidelijke manier gebracht”
“Goede opleiding met alles erop en eraan !”
"Clair précis, Mise en situ intéressante, Exemple réel d’audit facilitant la compréhension"
Heb jij ook zin gekregen om een goede basis opleiding te krijgen of jouw audit skills wat aan te scherpen, en dit op een leuke manier, met heel veel interactie en #werkplezier, écht op maat van jouw bedrijf? Laat het ons weten via het contactformulier.