Naar een nieuwe structuur voor de ISO9001

Het aantal nieuwe ISO managementsysteem normen neemt gestaag toe. Ook het aantal organisaties dat zich laat certificeren tegen één of meerdere ISO normen zit in stijgende lijn. De ISO normen zijn wel steeds in beweging, in dit artikel geven we jullie kort een update over de laatste evoluties in ISO-land.

Terugblik...

Begin 2000 voelde men bij ISO de noodzaak om te gaan standaardiseren. Een Joint Technical coordination groep werd opgericht en in 2012 werd de eerste versie van de ‘high level structuur’ (HLS) gepubliceerd: Een kern-tekst bestaande uit 10 hoofdstukken als basis voor alle nieuwe of gewijzigde managementsysteem normen.

De toekomst?

In mei 2021 werd een nieuwe versie van de HLS gepubliceerd. De wijzigingen zijn weinig ingrijpend en focussen zich op het verder structureren, standaardiseren en optimaliseren van hetgeen al bestond. Wat wel meteen in het oog springt is de nieuwe benaming. Vanaf nu spreekt men over de ‘Harmonized Structure’ (HS). Deze term benadrukt het voornaamste doel van de kern-tekst: het harmoniseren van de verschillende normen. Door gebruik te maken van dezelfde titels, dezelfde basistekst en dezelfde definities wil men over de normen heen een geharmoniseerde aanpak creëren met als centrale elementen: proces-, risico- en PDCA denken.

De tekst van de ‘Harmonized Structure’ is als pdf online terug te vinden (zie link onderaan dit artikel). Naast de normtekst staat ook een ‘guidance for MSS (management system standard) writers’. Deze verduidelijkende tekst is ook voor de ‘users’ een nuttige infobron die waardevolle inzichten geeft op vlak van interpretatie en samenhang van bepaalde normeisen.

Wij geven jullie hieronder alvast een overzicht van de voornaamste wijzigingen:

1. Scope: Het beoogde resultaat van de norm in kwestie zal voortaan duidelijk gesteld worden. Bij ISO 9001 zou dit kunnen zijn ‘enhancement of customer satisfaction’, bij ISO 14001 zou dit kunnen zijn ‘improvement of environmental performance’.
2. Terms & Definitions: Een vaste set van definities (zoals bijvoorbeeld ‘beleid’, ‘management systeem’,…) is in overleg met de verschillende technische committees bepaald. Deze wordt voortaan als integraal deel van elke managementsysteem norm beschouwd, aangevuld met normspecifieke definities. Een verwijzing (zoals nu in ISO9001 naar ISO9000:2015) volstaat niet meer.
3. Stakeholders: Bij het identificeren van de stakeholdereisen moet men nu ook ook expliciet aangeven welke van deze eisen men wil opnemen in het managementsysteem. (4.2)
4. Beheersing van wijzigingen: Toevoegen van paragraaf 6.3 ‘Planning of Changes’ als HS tekst deel. In ISO9001 was deze paragraaf al opgenomen maar in normen als ISO14001 en ISO45001 zal de introductie van change management een ingrijpende verandering zijn (6.3).

Het is belangrijk om te vermelden dat er over de benaderingswijze van het thema ‘Risico’ geen consensus bereikt werd. Zo werd een hoofdstuk i.v.m. ‘emergency preparedness’  door verschillende technische comités naar voor geschoven maar uiteindelijk niet weerhouden. In de tekst van de HS vindt men bij de ‘guidance for MSS writers’ wel verhelderende duiding over bijvoorbeeld het identificeren van opportuniteiten.

En wat nu?

Voortaan zal de HS tekst de kern vormen van nieuwe of gewijzigde ISO management systeem normen. ISO37301:2021 over compliance management is zeer recent gepubliceerd en zit reeds in het nieuwe HS jasje. Voor de meest courante normen ISO9001, ISO14001 en ISO45001 zal het nog even wachten zijn op een HS versie. ISO9001 en ISO14001 werden onlangs geherevalueerd en herbevestigd, ISO45001 is nog maar vrij recent gepubliceerd.

Om af te sluiten nog volgend nieuwtje: Ondanks de herbevestiging van ISO9001 wordt in de wandelgangen van ISO wel al gesproken over een nieuwe versie. Men zou willen opstarten in 2023 om te landen in 2025-2026. To be continued, de collega's van ESQ Solutions houden jullie zeker op de hoogte!

Bronnen

• webinar nen 18/05 ‘de nieuwe high level structure’
• Annex SI Appendix 2 – Normative structure for MSS with guidance for use