ISO certificatie en de corona crisis

ISO & VCA certificatie

De basis hier is een document met richtlijnen van het IAF (Internationale Accreditatie Federatie), namelijk het "Information Document for management of extraordinary events or circumstances affecting ABs, CABs and certified organizations" (link onderaan dit artikel). Onder "extraordinary events or circumstances” worden ook pandemieën verstaan, zoals het Covid-19 virus nu veroorzaakt.

Op basis daarvan kan volgende conclusie genomen worden voor audits die gepland zijn vanaf de quarantaine maatregelen (vanaf 12/03/2020) :

• Een eerste opvolgingsaudit moet normaal 12 maanden na de stage 2 audit van de initiële certificatie-audit doorgaan. Gezien de crisis is het mogelijk om uitstel te krijgen van het certificatiebureau met maximaal 6 maanden. Jouw organisatie dient dan wel aan te tonen dat het managementsysteem voldoende effectief en blijvend is geïmplementeerd.
• In het geval van een volgende opvolgingsaudit kan getracht worden om de audit remote te doen, gebruik makende van tools zoals Skype of MS Teams. Hierbij verloopt de audit zoals normaal ter plaatse en worden documenten gedeeld en geëvalueerd, alsook interviews afgenomen van de procesverantwoordelijken via de remote tools. Het is mogelijk dat er daarna nog een gedeelte ter plaatse moet gebeuren. Dit zal door het certificatiebureau worden beslist. Indien dit niet mogelijk is omdat het bedrijf volledig in shutdown is gedurende de quarantaine periode en dit met maximaal 6 maanden, kan er geschoven worden met de data van deze opvolgingsaudits.
• In het geval van een hercertificatie audit kan met 6 maanden worden uitgesteld ten opzichte van de vervaldatum van het certificaat. Er moet wel voldoende bewijsmateriaal geleverd worden dat het managementsysteem nog effectief is. Een complete directiebeoordeling kan hiervan een mogelijk voorbeeld zijn.

Voor alle gevallen is het aan te raden om tijdig contact op te nemen met uw certificatiebureau teneinde een goede planning te verzekeren.

• Voor de audits die gepland zijn na de quarantaine maatregelen (voorlopig max. tot 01/06/2020) gaat men er best van uit dat deze doorgaan zoals gepland. Indien er tijdens de quarantaine periode bepaalde activiteiten niet kunnen doorgaan – zoals keuringen – is het aangeraden dit duidelijk en op voorhand aan de auditor te vermelden.

Wat betreft de interne audits en directiebeoordelingen is het aangeraden om deze in de mate van het mogelijke toch remote te doen. Eventuele checks op de werkvloer kunnen na ophef van de quarantaine maatregelen ingepland worden. 

Transitie periodes

Voor een aantal standaarden werd de transitie periode ook aangepast nav de geldende corona maatregelen.

Bedrijven die de transitie moeten maken van OHSAS18001:2007 naar ISO45001:2018 en van ISO50001:2011 naar ISO50001:2018,, krijgen 6 maanden langer, dwz tot 30 september 2021.

IATF 16949 certificatie

In verband met de IATF-16949 standaard in de automobiel industrie is een duidelijke communicatie opgesteld (link onderaan dit artikel). Hieronder een overzicht van de voornaamste feiten en de mogelijke uitstellen.

VCA diploma's - nuttige info

Voor het VCA (basis of VOL) diploma kan momenteel een dispensatie van 3 maanden gegeven worden voor de diploma’s die vervallen tijdens de quarantaine periode (link onderaan dit artikel).

Heeft jouw organisatie binnenkort een externe audit gepland en wil je graag met ons afstemmen wat de impact is van de huidige maatregelen op jullie certificatie-proces, stel gerust jouw vraag via ons contactformulier.

We kijken er naar uit om jullie terug te zien binnenkort in gezonde en veilige toestand! Take care.

Info mbt ISO/VCA certificatie, klik hier.

FAQ's ivm certificatie, klik hier.

Info mbt IATF certificatie, klik hier.

Link ivm VCA diploma's, klik hier.